Unutrašnja kontrola je kompletan sistem mera, procedura i procesima koji su namenjeni da osiguraju:
- Tačnost finansijskih izveštaja
- Zaštitu imovine i resursa
- Efikasnost operacija
- Usaglašenost sa zakonima i propiscima
Međutim, mnoga srpska preduzeća nemaju formalizovane kontrole i rizično su izložena različitim problemima.
Zašto je unutrašnja kontrola važna?
Bez dobar kontrole, rizici su:
- Krađa i zloupotreba: Zaposlenici mogu ukrasti ili zlouporabiti sredstva ako nema kontrole
- Greške: Bez procedure, greške se česte stvaraju i ne otkrivaju
- Nusaglašenost: Preduzeće može slučajno prekršiti zakone zbog nedoslednih procedura
- Neefikasnost: Bez sistema, operacije su sporih i skupih
Ključna područja za unutrašnju kontrolu
1. Kontrola gotovine i blagajne
To je najosjetljivije područje. Trebate:
- Dnevnu gotovinu broj
- Odvojene osobe za rukovanje gotovinom i za evidenciju
- Redovne bankovne usklađivanje
2. Kontrola faktura i plaćanja
Trojnedijelna kontrola:
- Osoba koja odobri isplatu
- Osoba koja spremi dokumente
- Osoba koja izvršava isplatu
3. Kontrola zaliha
Redovne fizičke brojeve i usaglašavanje sa evidencijom.
4. Kontrola podataka
Pristupa računarima i sistemi mora biti kontrolisana — ko može pristupiti, kada, i šta može da uradi.
Kako dizajnirati efektivnu unutrašnju kontrolu?
Korak 1: Identifikuj rizike
Šta su ključni rizici u vašem poslovanju? Gde je moguća krađa, greške, ili nusaglašenost?
Korak 2: Kreiraj procedure
Za svaki ključni proces, kreiraj jasnu proceduru koja objašnjava ko šta radi, kako to radi, i u kom redosledu.
Korak 3: Dokumentuj sve
Procedure moraju biti napisane. Ne oslanjaj se na znanje osoba — novozaposleni trebaju da bude u stanju da shvati proces.
Korak 4: Pripremi ljude
Zaposlenici moraju biti obučeni na procedure. Redovne obuke čuvaju da se procedure ostanu efikasne.
Korak 5: Monitoriraj
Redovne provere da se procedure implementiraju kako je planirana.
Uloga interne revizije
Interna revizija je proces u kojem interna osoba (ili tim) nadzira da li se procedure pravilno izvršavaju i da li su efektivne.
Prednosti:
- Identifikovanje problema pre nego što se prosire
- Preporuke za poboljšanje
- Povećanje efikasnosti operacija
- Smanjenje rizika
Česta greška
- Nema odvojenosti funkcija: Ista osoba ne treba da odobrava, priprema i izvršava istu transakciju
- Nema dokumentovanja: Sve akcije moraju biti dokumentovane
- Nema redovne revizije: Procedure treba redovno proveravati
- Suviše mnogo malog biznisa ignoriše kontrolu: Čak i mali biznisi trebaju osnovne kontrole
Zaključak
Unutrašnja kontrola i interna revizija nisu samo za velike kompanije. Čak i mali biznisi imaju rizike koji trebaju da budu kontrolisani. Investicija u dobru kontrolu može da sprečiti ogromne probleme kasnije.
Most revizija može vam pomoći sa dizajniranom i implementacijom unutrašnje kontrole prilagođene vašem poslovanju.